Datenschutzhinweise der Policon App

1. Verantwortlicher

Policon GmbH, Tilsiter Str. 174, 22047 Hamburg

Vertreten durch den Geschäftsführer Dustin Tonyi. Telefon +49 (0)40 299 99 121, E-Mail info@policon.de.

Diese Hinweise gelten für die Policon App (Mitarbeiter-App, Verwaltung, Kundenportal und Subunternehmer-Portal). Für unsere Website gelten die dortigen Datenschutzhinweise.

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

Die App ist nur für eingeladene Personen nutzbar. Wir verarbeiten nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind:

• Alle Nutzer: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Anmeldedaten – zur Bereitstellung des Zugangs.
• Mitarbeiter: Einsätze (Objekt, Beginn, Ende, Pausen), erledigte Aufgaben, Fotos als Leistungsnachweis und gemeldete Mängel – zur Durchführung und zum Nachweis der Reinigungsleistung sowie zur gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung. Es findet keine GPS-Ortung statt.
• Kunden: Name und E-Mail der Ansprechpartner, gemeldete Mängel und Leistungsanfragen samt Fotos – zur Vertragsdurchführung und Kommunikation.
• Subunternehmer: Firmen-, Kontakt-, Steuer- und Bankdaten sowie eingereichte Nachweise (z. B. Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Versicherungsnachweise) – zur Prüfung vor und während der Zusammenarbeit.
• Technische Daten: Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt) vom Hosting-Anbieter kurzzeitig verarbeitet, um die App sicher bereitzustellen.

3. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeits-, Dienstleistungs- oder Subunternehmervertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Pflichten, z. B. Arbeitszeiterfassung, Aufbewahrungs- und Nachweispflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Qualitäts- und Leistungsdokumentation und an der Sicherheit der App).

4. Wer die Daten sieht

Der Zugriff ist streng nach Rollen getrennt: Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Einsätze und Arbeitszeiten, Objektleiter die ihnen zugewiesenen Objekte, Kunden nur ihre eigenen Objekte und Meldungen (ohne Fotos und Namen der Mitarbeiter), Subunternehmer nur ihre eigenen Daten. Die Verwaltung der Policon GmbH hat Zugriff im erforderlichen Umfang.

5. Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Für den Betrieb der App setzen wir folgende Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen bzw. abgeschlossen werden:

• Supabase Inc. – Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher; Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
• Vercel Inc. – Bereitstellung der App; Region Frankfurt am Main.
• Google Ireland Ltd. (Google Workspace) – Versand von E-Mails der App.

6. Übermittlung in Drittländer

Die genannten Dienstleister bzw. deren Mutterunternehmen haben ihren Sitz in den USA. Ein Zugriff aus den USA kann daher nicht ausgeschlossen werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln.

7. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Für Fotos, Arbeitszeiten und weitere Daten legt die Verwaltung Löschfristen fest; nach deren Ablauf werden die Daten automatisch gelöscht. Zugänge werden nach Ende der Zusammenarbeit gesperrt bzw. gelöscht.

8. Cookies und lokale Speicherung

Die App verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung. Im Browser werden lediglich Einstellungen (z. B. ob der Installationshinweis ausgeblendet wurde) gespeichert. Es gibt kein Tracking, keine Werbung und keine Analyse-Werkzeuge. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.